Zoeken

Algemene voorwaarden: zelf doen of uitbesteden?



Een ondernemer moet zichzelf juridisch indekken. Maar waar moet je beginnen? Hoe stel je bijvoorbeeld algemene voorwaarden op? Op welke manier bescherm je auteursrecht? En welke informatie moet je nu verplicht op een website vermelden? Charlotte Meindersma van Charlotte’s Law legt het allemaal uit.

Charlotte, wat zijn algemene voorwaarden nou eigenlijk?

In de algemene voorwaarden staan afspraken die je met een andere partij maakt over jouw product of dienst. Deze voorwaarden veranderen niet per klant of opdrachtgever, maar

werken telkens op exact dezelfde manier voor nieuwe klanten. Wat er in die algemene voorwaarden staat, verschilt per onderneming. Een fotograaf zet er bijvoorbeeld iets anders in dan een kapper. Wel zijn er regels over wat wel en niet in de voorwaarden mag staan. Je kunt bijvoorbeeld niet je aansprakelijkheid volledig uitsluiten. Dat is in strijd met de wet.


Goede voorwaarden opstellen is dus best ingewikkeld. Zou je aanraden om het schrijven ervan uit te besteden?

Er zijn drie smaken als het gaat om de algemene voorwaarden: zelf schrijven, overnemen van een ander of uitbesteden. Het minste risico loop je als je het uitbesteedt aan een jurist, maar dat kost ook meer geld. Als je besluit om het over te nemen, kijk dan of er een branchevereniging is die ze aanbiedt. Dan weet je zeker dat de basis goed is. Let ook op dat je bij sommige brancheverenigingen lid moet zijn om de algemene voorwaarden te mogen gebruiken.


Kun je ook afkijken bij andere ondernemers binnen je sector?

Ik raad het niet aan. Nog altijd nemen veel ondernemers de voorwaarden over van een groot bedrijf in hun branche. Die bedrijven hebben immers vaak waterdichte voorwaarden. Maar de kans is groot dat die voorwaarden helemaal niet toepasbaar zijn op jou en dat je de afspraken erin niet kunt nakomen. Daarnaast zit er auteursrecht op algemene voorwaarden. Je mag dat niet zomaar overschrijven. Verder kan het zijn dat je onderdelen overneemt die niet van toepassing zijn of zelfs elkaar tegenspreken. Zo had ik ooit contact met een haarstylist die in de voorwaarden een stuk over eigendomsvoorbehoud had staan. Dat is helemaal niet van toepassing in die branche. Mensen nemen verschillende regels uit zo’n document over terwijl ze het eigenlijk niet begrijpen. Daardoor maken ze fouten.


Dus jij adviseert om het uit te besteden?

Ik adviseer om het uit te besteden of bij een branchevereniging vandaan te halen. Als je het uitbesteedt zijn er trouwens ook verschillende opties. Sommige juristen gebruiken en standaard document en passen dit aan, waar anderen het volledig from scratch schrijven. Dat laatste kost natuurlijk meer.


Welke fouten zie je het meeste terugkomen in algemene voorwaarden?

Fouten ontstaan toch vaak doordat mensen voorwaarden van elkaar overnemen zonder de legitimiteit te controleren. Bijvoorbeeld wanneer een ondernemer onder situaties van overmacht ook ziekte meerekent. Dat kan gewoon niet. Mensen zijn geneigd regels in die voorwaarden te zetten die zij handig vinden voor zichzelf, maar dit mag gewoon niet van de wet. Dan zijn er nog de algemene voorwaarden die gewoon niet mooi zijn. Door dat overnemen krijg je verschillende stijlen in één document. Dat maakt het geheel slordig en onduidelijk. Gebruik geen onnodig ingewikkelde termen of leg ze anders uit in het document. Als jij de voorwaarden al amper begrijpt, hoe moet je klant het dan snappen? Blijf ook bij de tone of voice van je bedrijf.


Duidelijk. En wanneer moet je die algemene voorwaarden dan precies delen?

Het zijn afspraken die van toepassing zijn op een product of opdracht. Stuur ze dan ook voor een klant akkoord gaat met de aankoop of opdracht, bijvoorbeeld tegelijk met de offerte. Ondertekenen is niet nodig. Een akkoord op de mail is juridisch gezien evenveel waard als een handtekening. Zet je algemene voorwaarden niet in je e-mailhandtekening want ze zijn op een groot deel van je mailwisselingen helemaal niet van toepassing. Geef altijd specifiek aan waarop de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Overigens is “bij geen reactie ga ik er vanuit dat je akkoord bent” niet goed genoeg. Een mailtje met alleen al het woord “akkoord” erin is dat wel.


Ondernemers die content maken, hebben ook te maken met auteursrecht. Werk wordt soms zonder toestemming doorgeplaatst of bewerkt. Wat kun je in die situaties doen?

Voor beide situaties heb ik een simpele wedervraag: wat heb je afgesproken? Dit is precies waarom je jezelf in moet dekken. Als je alle afspraken op papier hebt staan, kun je ergens naar verwijzen. Schrijf je bijvoorbeeld een tekst voor website A, dan is het meestal niet vanzelfsprekend dat je klant dezelfde tekst mag gebruiken voor website B en C. Met social media is dat lastiger, want daar is doorplaatsen van content juist heel normaal. Zorg daarom dat je regels omtrent bewerken en doorplaatsen van content in je algemene voorwaarden zet.


Wat wordt er volgens jou het meeste vergeten aan de juridische kant van een bedrijf?

Wat niet iedereen weet, is dat je verplicht bent je KVK-nummer en btw-identificatienummer op je website te delen. Bovendien ben je verplicht een privacyverklaring te hebben wanneer je contactformulieren gebruikt of nieuwsbrieven verstuurt. Je moet aangeven hoe je omgaat met persoonsgegevens en welke systemen je gebruikt om die gegevens op te slaan en te verwerken. Een disclaimer op je website is overigens onnodig. Het heeft misschien een waarschuwend effect maar juridisch gezien heeft het geen waarde.


Heb je nog een laatste tip voor de startende ondernemers met juridische vragen?

Als het kan, besteed het schrijven van juridische documenten dan uit. Maar doe dat altijd bij een jurist die jouw sector kent. Een schrijver of fotograaf moet iemand inhuren die auteursrecht goed onder de knie heeft. Een ZZP’er in de zorg kan juist beter een jurist inschakelen die de valkuilen in de zorgsector kent.


Over Charlotte

Charlotte Meindersma is eigenaar van Charlotte’s Law, een juristenkantoor voor online ondernemers. Voor al je vragen over auteursrecht, merkenrecht, reclamerecht, portretrecht en privacy ben je hier aan het juiste adres. Charlotte is tevens fotograaf en kent dus als geen ander de juridische vraagstukken van ondernemers in de creatieve sector.


23 keer bekeken